Costituzione di società: quando è necessario il notaio e perché (NotaioFacile)

A cura dello Studio Notarile Filippo Calarco

La costituzione di una società è un atto giuridico che segna l’avvio formale di un’attività imprenditoriale. La legge prevede, per molte tipologie societarie, l’intervento del notaio quale pubblico ufficiale incaricato di garantire la legalità dell’operazione, la corretta redazione degli atti e l’efficacia verso i terzi. Comprendere quando il notaio è necessario e quale funzione svolge consente di affrontare la fase costitutiva con maggiore consapevolezza.

La scelta del tipo di società

Il primo passaggio nella costituzione di una società è la scelta della forma giuridica. Le principali tipologie previste dall’ordinamento sono:

• società di persone (come società semplice, in nome collettivo e in accomandita semplice);
• società di capitali, tra cui Srl e Spa.

La scelta incide su profili essenziali quali la responsabilità dei soci, l’organizzazione interna e le modalità di funzionamento della società. In base al tipo di società prescelto, la legge stabilisce se l’atto costitutivo debba essere stipulato con l’intervento del notaio.

Per le società di capitali, l’atto costitutivo deve essere redatto per atto pubblico notarile. Anche per alcune società di persone, l’intervento del notaio è richiesto per garantire la forma e la pubblicità previste dalla normativa.

La redazione dell’atto costitutivo e dello statuto

L’atto costitutivo è il documento con cui i soci manifestano la volontà di costituire la società e ne definiscono gli elementi essenziali. Lo statuto, spesso contenuto nello stesso atto, disciplina il funzionamento della società, i diritti e gli obblighi dei soci e le regole di governance.

Il notaio, nella redazione di questi documenti:

• accerta l’identità e la capacità dei soci;
• verifica la conformità delle clausole alle norme di legge;
• assicura che l’assetto organizzativo scelto sia coerente con il tipo societario;
• garantisce chiarezza e completezza delle previsioni statutarie.

Questa attività di controllo preventivo è fondamentale per evitare irregolarità che potrebbero compromettere la validità dell’atto o il corretto funzionamento della società.

Quando è necessario l’intervento del notaio

L’intervento del notaio è necessario ogniqualvolta la legge richiede la forma dell’atto pubblico per la costituzione della società. Ciò avviene, in particolare, per:

• la costituzione di Srl e Spa;
• le operazioni che incidono in modo rilevante sulla struttura societaria;
• gli atti che devono essere iscritti nel Registro delle Imprese con garanzia di legalità.

Il notaio non svolge una funzione meramente formale, ma esercita un controllo di legalità sull’intera operazione, tutelando i soci e i terzi che entreranno in rapporto con la società.

L’iscrizione al Registro delle Imprese

Una volta stipulato l’atto costitutivo, la società acquista piena efficacia solo con l’iscrizione al Registro delle Imprese. Tale iscrizione ha funzione costitutiva per le società di capitali e funzione dichiarativa per le società di persone.

Il notaio provvede a:

• depositare l’atto costitutivo e lo statuto;
• curare l’iscrizione presso il Registro delle Imprese;
• verificare il corretto espletamento delle formalità richieste.

L’iscrizione rende la società opponibile ai terzi e consente l’avvio dell’attività in un quadro di certezza giuridica.

Il ruolo del notaio nella fase costitutiva

Nel procedimento di costituzione societaria, il notaio svolge una funzione di garanzia e coordinamento. In particolare, il notaio:

• assicura il rispetto delle norme civilistiche e societarie;
• verifica la correttezza formale e sostanziale degli atti;
• cura gli adempimenti successivi alla stipula;
• garantisce la pubblicità legale dell’atto costitutivo.

Questa funzione è riconosciuta anche dal Consiglio Nazionale del Notariato, che individua nel notaio il presidio di legalità nelle operazioni societarie.

Pianificare correttamente la costituzione

Un confronto preventivo con il notaio consente di pianificare in modo corretto la costituzione della società. In particolare, permette di:

• individuare il tipo societario più adatto;
• strutturare un atto costitutivo e uno statuto coerenti;
• comprendere tempi e adempimenti necessari;
• evitare irregolarità che potrebbero emergere in fase di iscrizione.

La pianificazione riduce il rischio di modifiche successive e favorisce un avvio ordinato dell’attività.

Conclusioni

La costituzione di una società è un passaggio fondamentale nella vita di un’impresa. L’intervento del notaio è richiesto dalla legge in molte ipotesi ed è comunque determinante per garantire la validità dell’atto, la correttezza della struttura societaria e l’efficacia verso i terzi.

Lo Studio Notarile Filippo Calarco assiste i clienti in tutte le fasi della costituzione societaria, offrendo supporto nella scelta del tipo di società, nella redazione dell’atto costitutivo e dello statuto e nella cura degli adempimenti presso il Registro delle Imprese, con la professionalità e il rigore propri dell’attività notarile.